La société VA, PME toulousaine spécialisée dans l’édition de plate-forme logicielle, a identifié un certain nombre de problématiques rencontrées par les responsables des systèmes de management dans les PME, parmi lesquelles :

• des difficultés pour trouver l’information dans une arborescence par répertoires, sous-répertoires, etc. ;
• des outils « maison », Word, Access, Excel, incompatibles ou non interfaçables avec les progiciels de gestion intégrée (Sage, CGID, etc…) ;
• des limites dans la gestion et le classement des mails ;
• des non-conformités et actions d’amélioration qui ne sont pas suivies ni valorisées ;
• des indicateurs difficiles à suivre et souvent non pertinents ;
• Etc…

La solution est donc de structurer l’information pour mieux la piloter.Pour faire, la mise en place d’un portail collaboratif, en mode web 2.0, permet d’assurer quatre fonctions principales :

1. La communication : les outils de communication facilitent la circulation organisée des diverses informations en interne entre les différents acteurs et/ou en externe avec plusieurs partenaires. Exemples : visio-conférence, web-conférence, tableau blanc, messagerie électronique, forum, etc…
2. La coordination : les outils de coordination permettent la gestion des actions et des ressources autour d’un projet. Exemples : outils de workflow, outils de gestion de projet, outils de suivi des plans d’actions, etc…
3. La gestion de contenu permet de classer la documentation, de concevoir des contenus tout en maîtrisant les accès et la diffusion. Exemples : GED, flux RSS, wiki, etc…
4. Le pilotage : les tableaux de bord et les indicateurs de performance sont actualisés en temps réel optimisant ainsi le pilotage des processus.

Quels sont les avantages d’une telle démarche ?

Un portail collaboratif permet l’amélioration du travail collaboratif et la transmission des connaissances pour une organisation plus productive et performante. Les principaux atouts d’un tel outil sont de :

• Mettre en lumière et faciliter la participation de chaque communauté de métiers.
• Simplifier la recherche d’information et d’expertise.
• Capitaliser les informations et les savoir-faire.
• Centraliser toutes les données dans une seule base de connaissances.
• Fédérer les équipes/communautés pour faire progresser l’entreprise dans une démarche commune.

La solution VA Co-Pilot

Les consultants VA, forts de 20 ans d’expérience, ont su décrypter ces attentes et problématiques. Cette PME toulousaine a donc fait le choix de développer des progiciels en mode web 2.0 autour des expertises Finance, Qualité et RH.

L’analyse du marché et des différents produits a amené le dirigeant de VA, Patrick Gagnol, à opter pour un des portails collaboratifs les plus utilisés dans le monde, modulable en fonction des besoins de chaque société : Microsoft SharePoint.

Construit sur cette application web éprouvée, Co-Pilot, solution de pilotage d’entreprise, est un progiciel modulaire intégrant un module de base composé d’un portail collaboratif et d’une fonction GED performante, plusieurs Applications métiers dont le module Qualité et différents Outils.

Ainsi, l’ensemble des acteurs de la démarche qualité a accès à l’ensemble des informations nécessaires pour piloter efficacement sa démarche (actions d’amélioration, suivi des non-conformités et des réclamations clients, gestion de documents, suivi des indicateurs de pilotage., etc…).

La solution VA Co-Pilot en images