Savez-vous ce qui différencie les fiches de poste des fiches de fonction ? Non ? Moi non plus ! Et ce n’est pas grave, l’essentiel n’est pas là. Par contre je sais (parce que la norme ISO 9001 le précise) ce dont à besoin l’entreprise !

Si l’on entend à peu près tout et son contraire au sujet des fiches de poste et de fonction, c’est tout simplement parce qu’il n’y a pas de consensus clair sur le sujet. En d’autres termes, il n’existe pas de norme définissant ces notions.

Il convient de garder à l’esprit que ces fiches ne sont qu’un moyen, un outil parmi beaucoup d’autres pour consigner le « qui fait quoi » ainsi que les compétences nécessaires et qu’aucun référentiel ne les impose en tant que tel.

Alors cessons les querelles d’experts stériles et avançons sur un sujet ô combien fondamental pour le développement des performances des entreprises : la gestion des compétences !

En reprenant la norme ISO 9001 (qui traduit un consensus de près de 200 pays dans le Monde) au chapitre « 6.2.2 Compétence, formation, sensibilisation » et au chapitre « 5.5.1 Responsabilité et autorité » on peut lire ceci :

CHAPITRE 6.2.2

L’organisme doit :

a) déterminer les compétences nécessaires pour le personnel effectuant un travail ayant une incidence sur la conformité aux exigences relatives au produit;

b) de façon adaptée, pourvoir à la formation ou entreprendre d’autres actions pour acquérir les compétences nécessaires;

c) évaluer l’efficacité des actions entreprises;

d) assurer que les membres de son personnel ont conscience de la pertinence et de l’importance de leurs activités et de la manière dont ils contribuent à la réalisation des objectifs qualité;

e) conserver les enregistrements appropriés concernant la formation initiale et professionnelle, le savoir-faire et l’expérience (voir 4.2.4).

CHAPITRE 5.5.1

La direction doit assurer que les responsabilités et autorités sont définies et communiquées au sein de l’organisme.

ISO 9001 version 2008

En résumé, ce qui est attendu par la norme ISO 9001 c’est :

1. d’ identifier les compétences nécessaires pour réaliser le produit / la prestation ;
2. de mettre en place des actions (recrutement, formation, etc …) permettant de faire correspondre ces compétences avec les compétences réellement disponibles ;
3. de communiquer à chacun l’étendue de ses missions, responsabilités et autorités.

Les fiches de poste et de fonction ne sont donc qu’un outil permettant de consigner, de formaliser tout cela. Mais il en existe beaucoup d’autres, parfois plus appropriés, parmi lesquels :

• les entretiens individuels ;
• les procédures qui définissent les acteurs et responsables aux étapes décrites ;
• les grilles de polyvalence ;
• les tableaux de polycompétences ;
• les cartographies de compétences ;
• les organigrammes ;
• etc, etc …

Si vous êtes concernés par le sujet, prenez le temps d’identifier les objectifs recherchés par l’entreprise dans sa gestion des compétences, les outils suivrons et ne partez pas, comme beaucoup, en quête de l’outil parfait et universel qui n’existe pas de tout façon !