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, le il y a 5 années.
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Bonjour,
J’ai intégré récemment une entreprise en tant que responsable qualité. Ma mission est de mettre en place l’iso 9001 : 2015 dans une entreprise d’environ 20 personnes spécialisé dans la protection passive incendie.
Le système de management de la qualité est casi inexistant, et l’entreprise à un gros besoin de structuration, il y a donc tout à faire depuis zéro, la direction me soutient mais je dois tout créer!
Etant technicien QHSE la norme ne met pas étrangère mais étant plutôt spécialisé en système de management de la sécurité et environnement, j’ai l’impression de perdre énormément de temps sur l’identification des informations documentaires à produire, la rédaction de ces dernières, des procédures etc..
J’ai trouvé sur le net un site qui propose des kits documentaires pour vous aider à mettre en place l’ISO dans votre entité.
https://www.qse-academy.com/iso90012015versionfr
Le kit comprend environs 80 documents censés vous aider dans la conception du système documentaire de votre SMQ.
Mes questions sont les suivantes:
-Quelqu’un aurait-il un retour d’expérience sur ce genre de kit documentaires ?
-L’investissement de 150€ en vaut-il le coup ?
-Cela pourrait-il réellement me faire gagner du temps et me guider dans ma démarche ?
En vous remerciant d’avance pour vos réponses.
Merci
Bonjour,
perso je trouve ce kit étrange….: donne un modèle de Manuel qualité alors qu’il n’est plus exigé (donc à voir selon l’utilité de l’entreprise), parle d’analyse PASTEL (qui, si je ne m’abuse, est l’analyse PESTEL)
Comment peut-on nous donner une version toute prête de l’engagement de le Direction, etc…..
Bref, si j’étais à ta place je ne prendrais pas le kit (en ayant conscience du temps que prendre une mise en place de SMQ)
Bonjour,
Nous avons plusieurs exemples d’audits réalisés dans des systèmes conçus à partir de ce genre de kit (pas celui-ci en l’occurrence). Que nous n’avons pas accompagné, mais juste audité, pour les raisons qui vont suivre. Comme toujours : tout n’est pas noir ou blanc, voici les deux “gris” de ce type de produits :
[Ces kits sont utiles et permettent de gagner, effectivement, 80% de temps de déploiement]
Les seuls prérequis que ne cite pas la vidéo de démonstration sont :
– il ne s’agit pas d’une démarche qualité mais d’un déploiement documentaire
– votre système de management pourra être certifié en profitant du laxisme ambiant des organismes certificateurs
– vous aurez un logo de certification mais absolument pas une démarche de maîtrise ou d’amélioration
Si cela vous suffit : n’hésitez pas, au prix de vente, c’est quasiment un cadeau. Cela renforcera vos chances d’être certifié et je n’ajoute aucun autre bénéfice : il n’y en a aucun autre.
[Ces kits sont d’une accablante bêtise et un danger pour le sérieux déjà tant entaché des démarches de systèmes de management]
Le seul et unique but est de vendre, vendre et… vendre.
Cela n’a rien à voir avec l’intelligence et l’apport d’une réelle démarche de déploiement d’un système de management et les bénéfices attendus (maîtrise de la performance, projection des risques…).
Pire encore : cela “fait croire” qu’un système de management ce n’est “que cela” et cela commence “par des documents”.
Cela a conduit, dans les dernières décennies, à pondre (un autre mot me vient à l’esprit, mais il ne convient pas au caractère policé des échanges sur ce forum), puis à certifier des monceaux d’inepties et à conduire, en France en tout cas, à un désaveux de ces approches. La pauvreté tant de ces produits, que la fainéantise de bon nombres de conseils et que le manque de courage de certaines entreprise, font un excellent cocktail pour fabriquer “pas cher” de la crotte.
Mais j’en conviens : il est des clients pour la première option, alors, ces produits existent.
Et puis, il peut être optimisé : il y a 41 procédures déjà intégrées, alors, potentiellement, on peut déjà s’en passer de 41… J’aime bien aussi la fiche de diffusion des documents externes : voilà bien un document mort de sa belle mort il y a une 15aine d’année et qui vient de ressusciter ! Il y a même une procédure de revue de Direction : il fallait oser…
J’attends avec impatience le commentaire d’Henri qui ne manquera pas de dire que si la norme ne le demande pas : il ne faut pas le faire. Pour une fois… je l’applaudirais des deux mains
Bonjour,
41 procédures pour une entreprise de 20 personnes avec une politique qualité déjà établie.
Je suis plutôt en phase avec les précédentes interventions, je suis actuellement en phase de déploiement de l’ISO 9001 sur une de mes activités, si le côté “document tout prêt” peut être tentant pour gagner du temps, on perd l’essence même d’une démarche qualité, à savoir la réflexion autour de l’élaboration du système.
Hello !
Je suis ravi qu’une académie attende mon commentaire sur la proposition d’une autre académie… et je suis assez d’accord avec certains éléments de ton commentaire Thaumasia.
Toine, je n’ai pas la possibilité de lire le contenu effectif de ce kit mais il comporte des curiosités (manuel Q, demande de congé… je doute que “Les documents soient à 90% complets et ne nécessitent qu’une simple personnalisation“). En soit sa présentation peut déjà t’apporter qq idées pour la structuration de ta documentation au service du projet de SMQ de ton entreprise, mais ce kit de documents n’est qu’une interprétation “générale” (et certainement passe-partout) par ce fournisseur de ce qu’induit le modèle ISO 9001. Ce serait rassurant et utile d’acheter un tel kit si tu as la capacité de prendre du recul sur ses propositions. Mais ce que tu dois adapter de l’ISO 9001 à ton entreprise c’est un fonctionnement (un management Q) et pas seulement une collection de documents. En tout état de cause ce kit documentaire n’est pas cher, tu peux toujours le prendre comme une documentation parmi d’autres. Sur internet on trouve plein de choses qui peuvent nourrir nos réflexions pour peu qu’on garde notre sens critique.
Il semble que ta direction soit en perspective “projet de SMQ” plutôt que “projet de certif Q”. Je pense qu’il vaut mieux mûrir la chose comme une réflexion de l’état-major sur sa façon de gérer et d’améliorer la qualité de ses produits ou prestations, plutôt que de se jeter sur un kit documentaire même si ça peut répondre l’angoisse de la feuille blanche.
Pour illustrer l’option “management” plutôt que “documentation” (quelque soit le domaine de management “X” et la norme de SM visée) voici quelles sont à mon avis les grandes lignes à suivre (validées par certaines expériences personnelles, mais il y a bien un moment où on rédige de documents…) :
– Voir d’emblée l’intégration du modèle normatif de SMX dans l’entreprise comme un “projet” de l’entreprise à mener par la direction en mode “conduite de projet” (c-à-d une petite équipe projet, un budget, un planning d’actions, de la comm, etc… à la maille de l’entreprise). Ce qui nécessite une décision et un suivi de la part de la direction…d’autant qu’elle aura aussi des tâches à réaliser en cours de projet.
– Commencer par une découverte-compréhension-appropriation des exigences du modèle normatif de SMX par l’équipe projet en se faisant un atelier de lecture au minimum, voire une formation sur la norme et le SM (et/ou à l’occasion du point suivant).
– Faire de toutes façons un état des lieux initial des pratiques actuelles de l’entreprise dans le domaine X sous la forme d’un véritable “audit” en utilisant la norme de SMX comme “référentiel d’audit”… (disons qu’on fait un audit du SMX “natif” de l’entreprise, car l’entreprise manage déjà le domaine X d’une manière ou d’une autre, même si c’est d’une manière empirique.
– Ce audit permet d’identifier ce que l’entreprise fait déjà de correct “sans le savoir” (à entériner par le projet), ce qu’elle fait mais pas correctement (à ajuster par le projet) et ce qu’elle ne fait pas encore mais devra faire pour être en accord avec la norme de SMX (à créer par le projet)…
– Cet audit nourrira l’élaboration de sa feuille de route (identification et planification des tâches nécessaires à la structuration et la mise en oeuvre du SM = planning des tâches avec responsables et jalons), surtout si l’entreprise a les moyens de faire réaliser cet audit par un consultant compétent en SMX en prévoyant au CdC qu’il le mène accompagné de la petite équipe projet (ce sera une sorte de formation minimum ou complémentaire évoquée plus haut).
– Planifier et réaliser les tâches ainsi identifiées pour construire le SMX en associant au passage les acteurs des principales fonctions concernées par les processus X ainsi consolidés ou créés, et lancer peu à peu le SMX avec leur participation initiale et maintenue ensuite.
NB : créer et lancer un SMX prend raisonnablement de l’ordre d’une année.
Qu’en dis-tu ?
A+
PS / documents d’un SM :
Quelques conseils auxquels je suis arrivé par expérience et plus ou moins retrouvés ici ou là dans le grand tout :
1. Supprimer les références incompréhensibles : donner un titre et date (d’application de préférence). Un document est ainsi suffisamment identifié. A la limité utiliser en racine, comme point de repère “logique”, les références des articles de la norme exploitée dont les documents relèvent principalement.
2. Supprimer les signatures : stocker les documents dans un espace informatique partagé réservé aux documents valides. Le transfert dans cet espace a valeur de validation.
3. Eliminer de façon simple et fiable les documents obsolètes : il suffit de les retirer de l’espace ci-dessus (2+3 c’est bien plus rapide que les systèmes de diffusion contrôlée).
4. Insérer dans le pied de page le texte suivant “seule la version informatique fait foi”, cela évite d’avoir des conflits entre un document imprimé resté non à jour et le fichier informatique qui lui sera plus vite à jour
5. Mettre les documents en service au format PDF pour éviter les modifications intempestives, et en conserver le fichier source dans un espace non public qui servira pour son évolution.
6. Si utilisation de “fiches processus” : y inclure un champ identifiant les documents associés. Cela peut servir d’aide mémoire sans passer par une liste des documents du SM (6 bis : de la même manière les éventuels formulaires d’enregistrement méritent d’être inclus directement dans les documents les induisant plutôt que d’être des documents à part).
7. Si pratique de “revues de processus”, inclure dans la liste des points à revoir la nécessité de mettre à jour les documents. Cela évite de faire une réunion spécifique sur le sujet.
8. Pour la rédaction des documents, utiliser des outils “universels” comme par exemple Word et Excel ou équivalents gratuits. On partage-travaille plus facilement leur évolution.
9. Ne pas s’encombrer d’un “manuel qualité”.Ce jour est alors à marquer d’une pierre blanche : nous sommes parfaitement en phase.
Je pourrais ajouter, au point 9. “Ne pas s’encombrer d’un manuel si l’on en a pas l’utilité”, mais je ne le ferais pas… ha si… du coup…
(suite)
Et moi je pourrais rappeler qu’en regard du modèle ISO 9001 de SMQ un document “manuel Q” ne signifie rien. Mais je ne le ferais pas… ah si… du coup…
Alors conseiller de “Ne pas s’encombrer d’un manuel si l’on n’en a pas l’utilité” reviens donc à dire “Ne pas s’encombrer d’un birlotet Q, d’un cralibord Q, ou d’un zibaleau Q, etc… si l’on n’en a pas l’utilité*“, ce qui n’a aucun sens.
* à quelle éventuelle utilité relative à ISO 9001 fais-tu allusion Thaumasia ?
A+
Sujet déjà largement débattu, rabattu, rebattu.
La norme n’impose pas que la documentation soit imprimée sur du papier blanc, voir recyclé. Pourtant, certains le font et l’idée est assez intéressante, voir prometteuse…
(suite)
Tu as beau dire que le sujet a déjà été abordé Thaumasia, tu n’as jamais répondu à la question sur le fond, à savoir en quoi il peut être utile en regard des exigences du modèle de SMQ ISO 9001 de se doter d’un Lumane Q.
Tu te contentes de dire que même si ce n’est pas une exigence ISO 9001 on ne peut bien avoir un Lumane dans notre SMQ… Moi j’attend toujours plutôt de savoir au contraire pourquoi un SMQ ISO 9001 en comporterait un. Mais ton échapatoire est au moins une manière pudique de rappeler qu’un LQ ne répond à aucune exigence de la norme. C’est largement suffisant pour trouver pertinent de ne pas s’en encombrer.
* je te concède que tu peux bien avoir un Lumane si tu veux parfois lumaner, mais c’est sans rapport avec un SMQ ISO 9001
Concernant la perspective d’imprimer la documentation d’un SMQ ISO 9001 sur papier blanc, voire recyclé, c’est un question tout autant hors sujet ISO 9001 (cette norme n’exige même pas que la documentation soit dispo sur du papier).
Toine, où en es-tu de tes réflexions ?
A+
Bon… une dernière fois, mais c’est la dernière.
Certaines sociétés ont trouvé avantage à décrire leurs modes de fonctionnement sous la forme d’un “xxxx” (on se moque totalement du nom, il peut s’appeler manuel qualité, plan de management, guide de l’entreprise, book de performance…) qui, très bien fait, présente de manière incitative, agréable, les principes de fonctionnement et de maîtrise tant des activités que du système de management.
C’est pédagogique, utile, avec des astuces que je ne décrirais pas ici qui les enrichissent et tout le monde est content.
Ces sociétés ont souvent mis cela en place avant ces stériles débats de “on doit avoir un manuel qualité ou pas” et l’ont appelé “manuel qualité”.
Alors, s’il veulent s’en servir ainsi, s’il s’en servent toujours ainsi, si de nouveaux “séduits” par un système de management à envie de s’en servir ainsi : hé bien qu’ils ne se privent pas. Ce n’est pas parce que la norme ne le demande pas (ou plus) qu’il ne faut pas le faire.
Par contre : aux ânes qui mettaient bêtement un manuel qualité “avant”, lorsque cela était “exigé” sans en avoir rien fait d’autre qu’une réponse à une exigence au point de se dire “chic, j’en ai plus besoin maintenant et il faut s’en passer”, hé bien… hé bien rien ?! Ils n’apprendrons rien de plus en “version 2015” qu’ils ne l’ont pas fait en version précédente.
Voilà tout…
(suite suivante)
Thaumasia, tu me réponds selon toi mais sans t’inscrire dans le modèle ISO 9001. Alors d’accord pour dire qu’en oubliant ce contexte chacun peut bien créer tout se qu’il veut et trouver que c’est fort utile à tout ce qu’il veut bien comme par exemple des trucs bidules et des machins choses (d’ailleurs dans mon SMQ j’ai un truc chose qui est très utile, tu vois ?).
J’ai d’abord pensé être tout à fait d’accord avec ton dernier paragraphe. Mais en y réfléchissant un peu plus je m’interroge sur ce qui a poussé l’ISO à abandonner le MQ… j’ose pensé que cette décision a été mûrie, pesée et justifiée, ce qui relativise pas mal la position des “ânes” et des autres que tu évoques. Je suis plutôt SMS (voire SME) et on ne s’est jamais encombré de manuels, les éventuels MS (ou ME) ne nous manquent pas ! C’est pourquoi je me suis toujours demandé à quoi servait l’exigence ISO du MQ et j’ai donc été rassuré quand l’ISO l’a abandonné.
Toine ?
Bon WE.
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