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Aide pour la codification/gestion documentaire
20 octobre 2014
10:59
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Amandine

Apprenti(e)
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Nombre de messages du forum : 3
Membre depuis :
20 octobre 2014
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Bonjour à tous,

Je suis étudiante en alternance et depuis un mois j'occupe un poste de chargée qualité dans une PME où la qualité est inconnue. La qualité est un domaine totalement nouveau pour moi. Je dois mettre en place un SMQ et la première mission sur laquelle je travaille est la gestion documentaire. Après avoir pris connaissance des différents processus de l'entreprise, j'ai recensé les procédures, les mode opératoires et les enregistrements. J'essaie maintenant de créer une codification mais les différents services de l'entreprise n'utilisent pas la même codification (si on peut appeler ça comme ça) et chacun a des exigences personnelles.
Actuellement les documents sont codifiés par chrono journalier: si je crée une facture aujourd'hui je vais la nommer AAA-002-201014-Danone. C'est à dire que c'est ma 2 facture de la journée pour la société Danone. Si ma collègue crée aussi une deuxième facture dans la journée elle va la nommer NRR-002-201014-Danone. Et on ne peut identifier le type de document. Est-ce une facture? Un cahier des charges? Avec cette méthode, la codification n'est pas pertinente et il y a risque d'erreur (risque de créer 2 fois la meme facture pour un client par exemple).

J'aurais besoin d'aide pour savoir comment bien définir une codification commune pas compliquée (bien que j'ai l'impression que c'est laissé à l'appréciation de chacun, pas d'obligation SMQ).

Merci d'avance.

20 octobre 2014
13:26
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Delphine
Membre
Membres
Nombre de messages du forum : 259
Membre depuis :
1 octobre 2012
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Bonjour,

Personnellement je n'ai pas utilisé de codification spécifique pour mes documents. Ils sont identifiés simplement par leur nom pour éviter les risques d'erreur de numérotation et éviter de "faire peur" aux différents employés avec des noms pleins de chiffres et d'abréviations. 

Par contre, pour les bons de commande (problématique identique à tes factures) ou tout autre enregistrement nécessitant un numéro d’identification unique, j'ai créé une macro directement dans mon formulaire (modèle word) afin d'attribuer automatiquement un numéro (qui est ensuite repris dans le nom du document au moment de l'enregistrement).

De fait, à chaque fois qu'un acheteur ouvre le modèle "bon de commande", il se retrouve avec un numéro sans risque de doublon (bon du coup j'ai des numéros qui "sautent" vu que si le modèle est ouvert et que le bon n'est finalement pas édité, la numérotation se fait quand même, mais au moins pas de double)

Je sais pas si je suis claire.

On se souvient de la qualité bien plus longtemps que du prix © Gucci

20 octobre 2014
13:48
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Amandine

Apprenti(e)
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Nombre de messages du forum : 3
Membre depuis :
20 octobre 2014
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Bonjour Delphine,

Oui c'est très clair. Mais dans ce cas, comment gère-tu les documents standards s'ils n'ont pas de code?

Dans quel type d'entreprise travailles-tu (activités et effectif)? Ce système n'a-t-il pas ses limites? Cette méthode est-elle viable dans une entreprise avec près de 20 procédures, 30 mode-opératoires et une centaine d'enregistrements? 

Au début, nous avions pensé à une codification classique avec type de processus, émetteur, type de document etc mais finalement nous avons choisi de simplifier la démarche et avons retenu uniquement les critères pertinents pour identifier rapidement les documents: Nom du client-type de document-chrono-version. Ex: Danone-CDC-008-V1.0. C'est à dire le cahier des charges numéro 8 version 1 du client Danone. Après le code, chacun est libre d'ajouter un titre et d'y mettre les éléments voulus.

On peut pas faire plus simple je crois. Mais est-ce pertinent, pérenne?

20 octobre 2014
14:04
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Delphine
Membre
Membres
Nombre de messages du forum : 259
Membre depuis :
1 octobre 2012
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

J'ai une liste de tous mes documents en vigueur, cela représente environ 12 processus, 50 modes opératoires et une soixantaine d'enregistrements. Nous sommes dans le domaine du service, secteur d'activités touristique (station de ski) avec un effectif moyen de 70 ETP.

Il faut que ta codification parle à tout le monde, ici j'ai volontairement choisi de ne pas créer de code style PRO-Q-01 (procédure qualité numéro 1) mais de la nommer directement procédure de maîtrise documentaire.

La seule limite de mon système serait que deux documents pourraient porter le même nom, mais si cela s'avérait cela voudrait dire que j'ai probablement deux documents là où un seul suffirait (deux procédures appelées "gestion documentaire" ça serait bizarre). La norme te dit que tes documents sont identifiés, les miens portent un prénom mais je n'ai pas la nécessité d'y afficher un numéro d'immatriculation ni le nom des parents pour imager. 

Attention à ne pas confondre formulaire et enregistrement ! Mon formulaire (enregistrement vide en gros) porte un nom défini dans mon tableau de suivi, là où mon enregistrement (formulaire rempli et enregistré) est ensuite identifié généralement avec une date et/ou un nom et/ou un numéro pour le différencier (exemple, mon modèle de compte-rendu de réunion est un formulaire appelé "compte-rendu type de réunion", un des enregistrement est "compte-rendu de réunion d'encadrement du 20-10-2014"). 

 

Edit :

Autre exemple peut-être plus parlant, j'ai un formulaire "Titre d'habilitation" qui est un modèle, si j'ai besoin de garder l'enregistrement relatif à un salarié, je le remplis et l'enregistre sous "Habilitation Nom Prénom" mais mon formulaire reste tel quel.

On se souvient de la qualité bien plus longtemps que du prix © Gucci

20 octobre 2014
14:35
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Amandine

Apprenti(e)
Membres
Nombre de messages du forum : 3
Membre depuis :
20 octobre 2014
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Oui, on est ok. Je fais bien la différence entre le formulaire et l'enregistrement. 

Donc, on pourrait juste nommer les docs standards ex: "Modèle type Cahier des charges" et définir pour les enregistrements qu'ils soient nommés ainsi: nom du client-titre explicite qui préciserait le type de document-date si besoin. Ex: Danone-cahier des charges-201014. 

Merci Delphine pour ton retour. 

20 octobre 2014
14:44
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Delphine
Membre
Membres
Nombre de messages du forum : 259
Membre depuis :
1 octobre 2012
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Si tu utilises Word, tu peux te servir d'une macro dans ton modèle qui donnera automatiquement le nom qui va bien à ton enregistrement (Cahier des charges - Nom client - Date)

On se souvient de la qualité bien plus longtemps que du prix © Gucci

17 mai 2015
23:43
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melekmadridi

Passionné(e)
Membres
Nombre de messages du forum : 51
Membre depuis :
14 décembre 2014
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Bonjour à tous,

Je voulais savoir quels régles utiliser pour la diffusion des documents.

Quel est la manière de diffusion des documents la plus simple et efficace.

Comment rendre la procédure de gestion documentaire plus simple et efficace?

Merci.

21 mai 2015
8:13
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Shawar
Membre
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Modérateurs
Nombre de messages du forum : 253
Membre depuis :
30 juin 2014
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Bonjour,

 

- La dématérialisation des documents est la manière la plus simple et efficace pour garantir que les documents à disposition sont à jour.

- Pour ce qui est de la diffusion, pour chaque document il faut se poser la question: "Qui en a l'utilité, le besoin?" afin de l'indiquer ensuite sur le document et de gérer les autorisation d'accès.

 

- pour ce qui est de simplifier ta procédure de gestion documentaire, c'est compliqué de t'aiguiller ne sachant pas comment elle est rédigée et ce qu'elle exige.

21 mai 2015
17:41
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Henri
Membre
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Modérateurs
Nombre de messages du forum : 1321
Membre depuis :
3 septembre 2014
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Hello !

D'un autre coté Shawar, quelle est la pertinence de vouloir gérer des autorisations d'accès ? Pour moi un système documentaire est ouvert à chacun et chacun y trouve ce dont il a besoin pour assurer les missions qui lui sont identifiées et dévolues... La question d'ailleurs n'est donc pas "qui a l'utilité le besoin ?" de tel(s) document(s) mais surtout "qui est en charge de faire ce qu'ils déterminent ?"

A+

8 février 2016
12:39
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qualib

Apprenti(e)
Membres
Nombre de messages du forum : 5
Membre depuis :
13 octobre 2015
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Bonjour Tous le monde,

 

Moi aussi je doit travailler sur une procédure de gestion documentaire, mais je veux qui m'explique quel sont les types de documents que je doit codifier?

Je sais bien que un bulletin de paie ou.... ce doivent pas se codifier.

Mais comment expliquer ceci à mes chefs, comment définir que tel ou tel type doivent codifié alors que autre non.

Si vous avez des documents qui explique ce point en détail ou quelqu'un qui m'explique ceci avec des exemples c'est plus urgent

Merci d'avance.

Asmae 

8 février 2016
13:07
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Henri
Membre
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Modérateurs
Nombre de messages du forum : 1321
Membre depuis :
3 septembre 2014
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Hello !

Retourne lire et analyser les exigences "documentaires" de ton référentiel de SMQ (ISO 9001 ?)...

A+

12 février 2018
10:29
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safa0703

Nouveau
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Nombre de messages du forum : 2
Membre depuis :
12 février 2018
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Bonjour;

j'ai récemment occupé la poste de responsable qualité , et je suis entrain de refaire tous le SMQ , j'ai trouvé déjà disant une procédure de maîtrise de document mais qui ne répond pas aux exigences et normes 9001 , ma question est ce qu'en faisant un autre système de codification , je commence ma numérotation de 0 ou je peux numéroter de nouveaux  les autres documents  ?

 

exemple ; pour un document d'enregistrement de contrôle qualité station de conditionnement :

selon la codification de l'ancien SMQ : RF 1.2

la nouvelle procédure: serait EN.S1.2.A : (S1 c'est numéro de site, 2: numéro séquentiel; A: version)

 

merci pour votre aide

12 février 2018
12:20
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Henri
Membre
Membres


Modérateurs
Nombre de messages du forum : 1321
Membre depuis :
3 septembre 2014
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Hello !

Bien sûr Safa que tu peux changer ta manière de gérer les informations documentées de ton SMQ (dont leur identification). Pourvu que ce changement assure la continuité des exigences 7.5 de l'ISO 9001. Il faut éviter que les deux systèmes d'identification interfèrent pendant un moment...

A+

12 février 2018
19:09
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THAUMASIA_Academie
Administrateur
Nombre de messages du forum : 487
Membre depuis :
22 décembre 2017
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Bonsoir Safa,

Dans tous les cas, quel que soit le système d'identification et de codification des documents (y compris un double système pendant une période, le temps d'éteindre la première codification), il est important de déterminer l'endroit, la référence, permettant d'indiquer sans ambiguïté possible quels sont les documents (informations documentées) pouvant être attendues.

Une liste par exemple, un intranet, un répertoire ou un serveur réputé ne contenir que les supports applicables.

Si, pendant une période, deux documents disposent d'une codification sur deux bases différentes : pas de souci. Attention cependant aux liens "inter-procédures" ou au documents qui s'appellent les uns les autres ou se citent les uns les autres. Une matrice de transition peut permettre de conserver une vigilance et de toujours assurer qu'un changement de codification sera répercuté dans l'ensemble des autres informations documentées citant cette dernière.

Un truc : par expérience, si votre système de référencement change (comme cela semble être le cas) grandement, donnez-vous un objectif de temps pour basculer la documentation "ancienne référence" dans les nouveaux critères de nommage. Sinon, au bout d'un moment, vous répéterez les questions sur la cohérence, la codification "qui-a-changé-et-qui-est-en-cours-d'adaptation-depuis-quelques-années"...

Par curiosité : pouvez-vous nous dire ce qui faisait que la procédure précédente n'était pas conforme aux exigences de la norme ISO 9001 ?

THAUMASIA Académie : c'est aussi une chaîne de formations sur YOUTUBE...

13 février 2018
8:19
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Henri
Membre
Membres


Modérateurs
Nombre de messages du forum : 1321
Membre depuis :
3 septembre 2014
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Hello !

Envisager la double codification temporaire d'un système documentaire me semble délicat (et tend à un double travail notamment à cause des "liens inter-documents*"), mais que cette double codification puisse s'étendre sur plusieurs années me semble excessif et risqué. Safa je te conseille de faire un changement très court et même de viser un basculement instantané.

* De manière générale il vaut mieux éviter que chaque document cite de nombreuses références d'autres documents. Il vaut mieux aussi éviter les "liens" (informatiques) entre documents (toujours piégeux pour les mises à jour).

A+

13 février 2018
17:38
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Ericketraq

Habitué(e)
Membres
Nombre de messages du forum : 22
Membre depuis :
13 février 2018
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Bonjour

Un exemple de codification :

1ere partie : Entité destinataire ou utilisatrice du document

2nd partie : Objet du document

3ème partie : Sous objet

4ème partie : N°incrémentation

 

exemple : MET/APP/ETA/085

Procédure utilisée par le service métrologie, concerne la gestion des appareils, les dispositions d'étalonnage.

L'intérêt est que la codification permet la dématérialisation

Les différentes partie permettent une fois tous les documents codifiés et intégrés de ne plus avoir à maintenir de liste

13 février 2018
18:31
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THAUMASIA_Academie
Administrateur
Nombre de messages du forum : 487
Membre depuis :
22 décembre 2017
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Bonsoir,

Excellente idée Erickefraq que de donner des exemples. Finalement, c'est probablement ce qu'il y a de plus parlant.

Voici quelques exemples pris au hasard parmi les SMQ déployés :

> PB4_02_J + titre : 2ème procédure du thème n°4, indice J

> MOP-0118 ind. C + titre : 118ème mode opératoire, indice C

> QSE-P04-1.4 + titre : 4ème procédure commune qualité/sécurité/environnement, version 1.4

> MKT-STD-006 + titre + 2017-01-24 : 6ème standard marketing mis à jour le 24 janvier 2017

> PLA-AMEL-P1-2017-10-19 : plan d'amélioration du processus P1 mis à jour le 19 octobre 2017

> Support - suivi client - 2018-01-12 : support de suivi client mis à jour le 12 janvier 2018

> plus une foule de procédures qui ne sont pas référencées parce qu'accessibles directement depuis un extranet et qui comportent, à l'écran, soit la date de mise à jour, soit l'indice

Sur le principe, demeurent les attendus suivants :

- identifier la nature d'un document dans sa codification et/ou son titre

- identifier la version que l'on a sous les yeux

- permettre, si nécessaire, de citer un document sans erreur à partir d'une description à un autre endroit

THAUMASIA Académie : c'est aussi une chaîne de formations sur YOUTUBE...

13 février 2018
19:23
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Henri
Membre
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Modérateurs
Nombre de messages du forum : 1321
Membre depuis :
3 septembre 2014
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Hello !

J'ai lancé plusieurs systèmes documents dont les documents étaient identifiés par le nom de leur fichier informatique en incorporant principalement un préfixe-racine évoquant l'article de la norme de SM dont le document satisfait les exigence + mots clés de son titre complet + date d'application. 

Ainsi dans un répertoire les fichiers du système documentaire se rangent automatiquement selon le sommaire du SM normatif de référence, et les mots-clés sont explicites pour rechercher-identifier le contenu des documents, du coup on s'y retrouve facilement.

La date d'application est plus "signifiante" d'un simple indice (lettres ou nombres).

Autre "astuce" : les fichiers-documents "subalternes" d'une "document maître" ne sont pas individualisés et référencés ou stockés à part, mais sont véritablement "inclus" dans le fichier du document maître (disons la procédure qui justifie les documents subalternes en question). Illustration de principe : pour se procurer par exemple un formulaire "d'enregistrement des NC" on doit aller le chercher dans la procédure "gestion des NC". On "regroupe" ainsi les documents de manière très cohérente et on simplifie le sommaire "naturel" du système documentaire. Détail : si par exemple le formulaire évolue, c'est la date d'application de la procédure et du formulaire qui change (et la mention "modification du formulaire d'enregistrement" est portée dans le cartouche d'évolution de la procédure au bas de sa page de garde.

A+

14 février 2018
5:47
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THAUMASIA_Academie
Administrateur
Nombre de messages du forum : 487
Membre depuis :
22 décembre 2017
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Cette manière de faire est intéressante également, parce qu'elle réduit le volume documentaire.

Par expérience (il y a pas mal de temps), elle induit deux besoins de prudence :

- l'intégration d'une codification embarquant un article normatif nécessite un arbitrage dès lors qu'un document (procédure, support...) répond à plusieurs exigences d'une norme, ou à l'exigence de plusieurs normes et dès lors que la numérotation des exigences change d'une version de norme à une autre. Là, cela devient compliqué et cela parle surtout au spécialiste de la norme,

- l'intégration des modèles dans le corps d'une procédure fait que, dans un système jeune en phase d'apprentissage, cela double pratiquement les mises à jour du document maître (qui est alors mis à jour si la procédure évolue ou si le support évolue),

Mais cela est également une solution.

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