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Cartographie des processus
3 octobre 2012
11:20
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razik

Apprenti(e)
Membres
Nombre de messages du forum : 7
Membre depuis :
2 octobre 2012
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Bonjour;

Nous avons une entreprise composée de 04 unités de production , certifié en un seul site , comme processus nous avons 03 processus de Management , 08 processus de réalisation et 05 processus de soutien.

Ces processus sont commun pour l'ensemble des unités , mais en réalité nous avons par exemple : 4 structure commerciales , 4 structures production , 4 approvisionnement,4 conceptions ... ainsi de suite , pour les 04 unités de production.

Le problème c que lors de l'audit de surveillance N°01 après reconduction de notre certificat , Mr l'auditeur m'a collé une N.C Min pour ce point on me disant : La planification du système n’est pas en adéquation avec le fonctionnement de ce dernier (planification en mono-site pour une organisation qui fonctionne en réalité en multi-site). Le manuel qualité (sa cartographie en particulier ).

Je demande votre contribution afin de régler ce problème, sans pour autant chambouler mon système documentaire.

Merçi :)

3 octobre 2012
13:58
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Jérémy CICERO
Montpellier
Administrateur
Nombre de messages du forum : 202
Membre depuis :
21 janvier 2011
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Bonjour,

Dans un premier temps, sans en savoir plus, autant de processus pour une activité de production me parait beaucoup. Mais là n'est pas le problème, quoique...

En ce qui concerne le constat de votre auditeur, est-il réellement formulé ainsi ? Car cette phrase ne veut pas dire grand-chose ! En même temps, vu la tendance actuelle des rapports d'audit tierce partie, plus rien ne m’étonne...

L’intérêt d’un processus est qu’il peut être commun à plusieurs services / structures. Ainsi un processus commercial peut être établi pour définir / préciser les activités qui ont toutes la même finalité. C’est ensuite au travers des procédures (documentées ou non) que vous préciserez les spécificités de chaque structure. En résumé, la situation que vous décrivez ne me surprend pas.

Mais pour être sûr de bien comprendre votre problématique, vous parlez d’unité de production et faites référence au terme structure. Pouvez-vous précisez ces deux termes et nous dire ce que vous mettez derrière ces notions ?

A vous lire

Jérémy CICERO

Administrateur | Qualiblog

Dirigeant | Qualisphère

Consultant, formateur et auditeur ICA | Qualipole LR

Auteur et conseiller scientifique | Editions Techniques de l'Ingénieur

3 octobre 2012
14:39
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Christophe Chabbi
Bordeaux

Apprenti(e)
Membres
Nombre de messages du forum : 11
Membre depuis :
15 septembre 2012
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Bonjour Razik,

Je m'associe aux remarques de Jérémy, notamment la formulation de l'écart de l'auditeur, il est important pour pouvoir vous aidez de disposer de l'exacte formulation, de l'exacte situation de votre entreprise. De plus, précisez-nous s'il s'agit de l'audit du site certifié (ce que je crois puisque vous parlez de surveillance) ou de l'audit initiale de l'un des 3 autres sites...

Pourquoi l'auditeur parle t il de mono et multi-site ?

Si le périmètre de votre certification couvre un unique site de fabrication (indépendant des autres) pourquoi évoquer la déclinaison de votre système de management aux autres sites ? Cela ne regarde alors pas l'auditeur, l'écart n'est pas fondé...

Ce que je pressens en vous lisant, mais arrêtez-moi si je me trompe, c'est que votre organisation "joue" sur l’ambiguïté d'avoir un site certifié pour communiquer plus globalement auprès de ses partenaires sur la certification des 4 sites. Autre hypothèse, les 4 sites sont en fait interdépendants (et non pas indépendants, simple copier-coller comme vous semblez le décrire) et interagissent donc ensemble (processus partagés, croisés) ainsi le périmètre de votre certification n'est pas en adéquation avec la réalité.

Suis-je sur la bonne piste ? Si c'est le cas, attention car ce chemin peu conduire à celui de l'usage abusif d'une certification (danger !).

Mon métier me conduit à réaliser de nombreux audits d'entreprises et je peux constater ce genre de choses. Sachez, mais je parle au conditionnel puisque je n'ai pas connaissance de votre situation réelle, que lors des commissions de certification ou nous examinons les dossiers des entreprises, les faits les plus graves sont ceux de l'usage abusif que les entreprises font de la certification. Généralement, si les faits sont avérés et intentionnels, la radiation peut être immédiate, un délai de prescription peut être observé avant toute nouvelle demande de l'entreprise (plusieurs années), des recours peuvent être faits auprès des tribunaux.

Donnez-nous plus de matière, tenez-nous au courant, votre cas m'intéresse.

Cordialement.

Christophe Chabbi

Qualitae SAS | Agence d'évaluation de la conformité

Accédez au site de l'Agence >> http://www.qualitae.fr | Suivez-moi sur mon blog >> http://www.chabbi.fr

3 octobre 2012
14:41
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razik

Apprenti(e)
Membres
Nombre de messages du forum : 7
Membre depuis :
2 octobre 2012
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Jérémy CICERO a déclaré
Bonjour,

Dans un premier temps, sans en savoir plus, autant de processus pour une activité de production me parait beaucoup. Mais là n'est pas le problème, quoique...

En ce qui concerne le constat de votre auditeur, est-il réellement formulé ainsi ? Car cette phrase ne veut pas dire grand-chose ! En même temps, vu la tendance actuelle des rapports d'audit tierce partie, plus rien ne m’étonne...

L’intérêt d’un processus est qu’il peut être commun à plusieurs services / structures. Ainsi un processus commercial peut être établi pour définir / préciser les activités qui ont toutes la même finalité. C’est ensuite au travers des procédures (documentées ou non) que vous préciserez les spécificités de chaque structure. En résumé, la situation que vous décrivez ne me surprend pas.

Mais pour être sûr de bien comprendre votre problématique, vous parlez d’unité de production et faites référence au terme structure. Pouvez-vous précisez ces deux termes et nous dire ce que vous mettez derrière ces notions ?

A vous lire

Avant tout je vous remercie infiniment ;

- Oui c la réalité est j'arrive pas a gérer ce système avec tout ces processus.

- Oui le constat est formulé comme N.C Min avec une DAC.

- On a les 04 unités de production qui utilisent la même procédure oui , sauf la procédure de réalisation de production qui est individuelle a chaque activité.

- Chaque unité de production possède ses propres structures (services) en utilisant le même système documentaire du SMQ.

Exemple :

Unité de production du produit A :

                 Procédure fabrication spéciale produit A , le reste des procédures réalisation et soutien sont communes pour A-B-C-D                                       

Unité de production du produit B : Procédure fabrication produit B

                 Procédure fabrication spéciale produit B , le reste des procédures réalisation et soutien sont communes pour A-B-C-D

Unité de production du produit C : Procédure fabrication produit C

                 Procédure fabrication spéciale produit C , le reste des procédures réalisation et soutien sont communes pour A-B-C-D

Unité de production du produit D : Procédure fabrication produit D

                 Procédure fabrication spéciale produit D , le reste des procédures réalisation et soutien sont communes pour A-B-C-D

 

Mes remerciements d'avance :)

3 octobre 2012
15:24
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razik

Apprenti(e)
Membres
Nombre de messages du forum : 7
Membre depuis :
2 octobre 2012
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Christophe Chabbi a déclaré
Bonjour Razik,

Je m'associe aux remarques de Jérémy, notamment la formulation de l'écart de l'auditeur, il est important pour pouvoir vous aidez de disposer de l'exacte formulation, de l'exacte situation de votre entreprise. De plus, précisez-nous s'il s'agit de l'audit du site certifié (ce que je crois puisque vous parlez de surveillance) ou de l'audit initiale de l'un des 3 autres sites...

Pourquoi l'auditeur parle t il de mono et multi-site ?

Si le périmètre de votre certification couvre un unique site de fabrication (indépendant des autres) pourquoi évoquer la déclinaison de votre système de management aux autres sites ? Cela ne regarde alors pas l'auditeur, l'écart n'est pas fondé...

Ce que je pressens en vous lisant, mais arrêtez-moi si je me trompe, c'est que votre organisation "joue" sur l’ambiguïté d'avoir un site certifié pour communiquer plus globalement auprès de ses partenaires sur la certification des 4 sites. Autre hypothèse, les 4 sites sont en fait interdépendants (et non pas indépendants, simple copier-coller comme vous semblez le décrire) et interagissent donc ensemble (processus partagés, croisés) ainsi le périmètre de votre certification n'est pas en adéquation avec la réalité.

Suis-je sur la bonne piste ? Si c'est le cas, attention car ce chemin peu conduire à celui de l'usage abusif d'une certification (danger !).

Mon métier me conduit à réaliser de nombreux audits d'entreprises et je peux constater ce genre de choses. Sachez, mais je parle au conditionnel puisque je n'ai pas connaissance de votre situation réelle, que lors des commissions de certification ou nous examinons les dossiers des entreprises, les faits les plus graves sont ceux de l'usage abusif que les entreprises font de la certification. Généralement, si les faits sont avérés et intentionnels, la radiation peut être immédiate, un délai de prescription peut être observé avant toute nouvelle demande de l'entreprise (plusieurs années), des recours peuvent être faits auprès des tribunaux.

Donnez-nous plus de matière, tenez-nous au courant, votre cas m'intéresse.

Cordialement

Salut Christophe ;

  • Oui l’écart est formulé comme suit : l’approche processus tel que décrite dans la cartographie n’est pas en adéquation avec le fonctionnement actuel, (organisation par unité et décentralisation des activités support par unité, et ces processus sont piloté séparément d’une unité a l’autre). 
  • Oui certifié et reconduit en 2012 , phase actuelle : exécution audit de surveillance N°01 après reconduction.
  • Organisé comme suit : Entreprise unique et même entité avec une Direction générale et nous avons 04 activités majeurs mais toujour dans le même domaine.
  • Notre périmètre de certification couvre l'ensemble des activités de production des 04 unités avec un seul certificat.
  • Procédure de fabrication n'est pas commune et propre à chaque activité , mais le reste des procédure de réalisation et de soutien sont les même pour l'ensemble.
  • En terme de responsabilité :un seul propriétaire , un seul RMQ , 04 pilotes de processus pour les 4 activités et plusieurs co-pilote ( exp: activité A avec 01 pilote et 13 co-pilotes pour PR1-PR2-PR3-PR4-PR5-PR6-PR7-PR8 et PS1-PS2-PS3-PS4-PS5).

Tout ça , sa se répète pour activité B, C et D.

Mes salutations distinguées

3 octobre 2012
16:20
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Christophe Chabbi
Bordeaux

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Nombre de messages du forum : 11
Membre depuis :
15 septembre 2012
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Re,

Pour lever l'écart de l'auditeur, il faut que votre situation soit clairement définie, or vous déclarez "Nous avons une entreprise composée de 04 unités de production , certifié en un seul site" dans votre 1er billet et "Notre périmètre de certification couvre l’ensemble des activités de production des 04 unités avec un seul certificat" dans votre dernier billet.

Or ce n'est pas la même chose et c'est ce que l'auditeur semble formaliser en disant " l’approche processus tel que décrite dans la cartographie n’est pas en adéquation avec le fonctionnement actuel, (organisation par unité et décentralisation des activités support par unité, et ces processus sont piloté séparément d’une unité a l’autre)".

Il dit que votre système documentaire qualité n'est pas le reflet de la réalité.

Je crois que vous devez lever l’ambiguïté sur votre fonctionnement, c'est à dire clairement définir et mettre à jour un périmètre de certification et un système qualité intégrant les 4 sites de fabrication.

Peut-être avez-vous obtenu votre certification pour votre site initial, siège social de l'entreprise, puis pour faire face au développement de votre entreprise vous avez acquis de nouveau site. Aujourd'hui l'auditeur constate qu'il n'y pas d'adéquation (de votre système qualité et/ou de votre périmètre de certification) entre la situation d'hier et d'aujourd'hui.

J'espère avoir pu vous aidez.

Cordialement,

Christophe Chabbi

Qualitae SAS | Agence d'évaluation de la conformité

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4 octobre 2012
11:40
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razik

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2 octobre 2012
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Merci christophe :)

Je modifie ma cartographie en fonction de notre réelle organisation , afin de ne pas trop modifie mon manuel qualité.

Cordialement.

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