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Bjr,je suis actuellement en stage dans un laboratoire engagé dans une démarche d’accréditation selon la 17025.Je travaille actuellement sur la codification des documents du système qui est devenu un casse tete pour moi.J’aimerais juste avoir des idées simples pour m’aider dans la codification des documents.Merci d’avance
Bonjour,
Je ne connais pas la norme mais tu peux faire comme suit (idées bien sur):
– nom du service, n°chronologique du document, indice de révision : HSE 001 A
– nom du service, n° chronologique, date émission, indice de révision : SE 0001 10/19 A
Ce sont les 2 qui me viennent à l’esprit mais il faut rester simple et ne pas se compliquer la tâche avec des codifications trop compliquée.
Par contre ce qui est indispensable, selon moi, c’est d’avoir, en première ou dernière page du document, une feuille qui retrace l’ensemble des modifications du document (création, suppression, modification, annulation…)
Fabien
Hello !
Voici mes réflexions perso sur le sujet vu que je vois régulièrement des documents de SM dont les références sont bien complexes tout en n’ayant pas beaucoup de “sens”. Et j’entends assez souvent des propos sur toutes sortes de paramètres cabalistiques pour le référencement de ces documents. Voici par expérience mes propres principes de structuration et de référencement des documents numériques d’un Système de Management :
1- “Codification” des documents du SM eux-mêmes :
– Je pars des n° de § de la norme SM pour les localiser “naturellement” dans le système documentaire.
– J’ajoute le titre (court) du processus ou sous-processus de management traité par le document.
– Je termine par la date de validité-application du document (une seule date, en guise “d’indice de version”).
Ce mode de référence constitue directement le nom des fichiers-documents informatiques. Cela donne par exemple (cf ISO 9001) le fichier Word suivant : 8.7 Maîtrise des éléments de sortie non conformes 02-08-2019.doc
L’inventaire “naturel” de ces fichiers à l’écran d’un ordinateur (fichiers locaux ou intranet de l’entreprise) constitue le sommaire “naturel” du système documentaire du SM… Cette visualisation pratique (liste automatiquement à jour) dispense de gérer en doublon une liste Word ou Excel.
2- Tracabilité des versions antérieures d’un document :
Au bas de la page de garde de chaque document j’ai un petit tableau listant les dates d’application des versions successives du document, avec les noms de l’auteur et de l’approbateur ainsi qu’une courte indication de l’objet de chaque modification. Les anciens versions des documents du SM sont archivées mais ne sont plus accessibles aux utilisateurs.
Les documents ne comportent aucune “signature” d’autant qu’il n’y a pas de gestion de supports “papier” des informations documentées du SM (sauf à la marge parfois). Et chaque page de garde d’un document mentionne que seule sa version numérique en ligne fait foi (tout tirage papier est donc sujet à caution).
NB pour les vielles générations : même le JO de notre chère république est passé aux documents numériques “authentiques” sans les classiques signatures manuscrites !
3- Gestion des éventuels supports d’enregistrement associés aux documents du SM :
J’insère systématiquement le fichier(s) lui-même de tout éventuel “formulaire d’enregistrement” vierge directement dans le fichier du document qui le justifie. Chaque formulaire d’enregistrement fait ainsi corps avec le document qui l’induit, sans être géré comme un document à part. Corollaire : une évolution du formulaire est donc une évolution de son document porteur.
Par contre les enregistrements réalisés au fil du fonctionnement de l’entreprise en application des processus du SM restent dans les structures concernées par leur mise en oeuvre, sans être considérés comme faisant partie de la documentation du SM lui-même. Illustration : en S&ST le processus de “formation pratique à la sécurité” intègre le formulaire d’enregistrement (vierge) de ces formations, mais les enregistrements effectifs traçant ces formations sont partagés entre les RH et l’encadrement concernés.
Voilà pour ma part.
Merci,pour tous les détails Henry, ceci va beaucoup m’aider dans la rédaction de ma procédure de gestion documentaire.
Pour la gestion documentaire des procédures de laboratoire type 17025, nous déployons généralement les principes suivants :
– les documents sont distingués selon 3 familles : les documents de description (que l’on peut également nommer procédures), les documents d’instruction technique (modes opératoires, instructions…) les supports de traçabilité (d’enregistrement),
– ils ont ensuite un numéro d’ordre chronologique de leur création (pas une référence par rapport aux exigences de la norme, cela évite tout questionnement quant aux documents répondant à plusieurs exigences, ou nécessitant un casse-tête lorsqu’une norme évolue),
– ils ont un indice de mise à jour.
Ainsi, une procédure sera codifiée : DES_01_A par exemple (quel qu’en soit le titre). C’est simple, c’est rapide et cela fonctionne dans tous les cas de figure des laboratoires que nous accompagnons.
Les exigences ISO (HLS) d’identification des informations documentées sont en effet faciles à satisfaire.
Un classement chronologique ne facilite pas la recherche logique d’un document. Un support d’enregistrement mérite d’être très étroitement lié au document qui le mobilise (il en est une partie intégrante). Un problème courant est de voir ramener un processus à son seul enregistrement.
A+
En fait, dans un système de management correctement conçu, on ne cherche pas les documents par le biais de leur codification.
On les cherche avec des clefs (logiques ou factuelles telles que des listes, des liens hypertextes, des classement…) au travers des services, et/ou des domaines, et/ou des processus, et/ou des portées d’accréditation, et/ou des processus par exemple.
La codification est une convention (nous avons des clients chez qui il n’y a pas de codification, juste un “titre” et un “indice”, cela fonctionne très bien. La codification est, pour les systèmes pas trop visuels et pas trop électroniques, un héritage du passé).
En 17025, peu de risques de voir un processus ramené à son enregistrement de par les exigences mêmes de la 17025
Hello !
On est bien d’accord sur le peu d’intérêt d’une codification cabalistique qui date d’un autre temps (bien que l’ISO suggère une identification et une description des informations documentées passant par exemple par un titre, une date, un auteur, un numéro de référence). Un simple titre explicite me suffit mais ne permet qu’un classement alphabétique. Trouver une solution de listes, d’hypertextes, de classement localisant les documents dans l’architecture du SM est logique et utile, mais relève du choix de chacun.
A+
Bien évidemment… même s’il me semblerait intéressant de parler de “stratégie de mise à disposition de l’information” que simple “choix de chacun”.
La stratégie de mise à dispo et maîtrise de la documentation SM est particulièrement facilitée par l’informatique, mais l’informatique n’est malheureusement pas généralisable partout. A+
On se heurte également à la peur de l’informatique et à une forte résistance au changement sur cet outil en particulier.
La région où je travaille et vis est très arriérée technologiquement, et ça se ressent aussi au niveau des entreprises.
J’essaye de mener un projet de digitalisation, ou du moins d’ouvrir un dialogue et certaines perspectives, c’est compliqué de changer les mentalités.
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