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Bonjour ,
actuellement en licence pro QHSE et en stage pratique , j’ai comme mission de transférer 1 200 documents sur un logiciel .
J’ai effectivement repris toute la GED avant de basculer les documents sur le logiciel:
- Création d’un tableau Excel par service et type de documents présents dans l’entreprise
- Par rapport a ce tableau ; création d’une base documentaire sur mon bureau car la base de travail présente était en désordre complet
- Création de fiche défaillance documentaire pour les documents pas à jour , à revoir ou introuvable sur l’espace de travail
- Envoi du tableau au service concerné pour validation
- Transfère des documents sur le logiciel
Cependant , des indicateurs me sont demandés mais je ne sait pas du tout quel indicateur utilisé ? Auriez-vous des idées ?
Merci d’avance de votre aide.
Bonne journée
Bonjour,
Pourriez-vous nous en dire plus sur la nature des documents concernés ? Votre contexte (pouvant expliquer ce volume important de documents) : activité, référentiel de certification éventuel, nombre de personnes / sites… ?
Ce sont des procédures , des formulaires , fiches techniques , fiches de poste . Le contexte est que l’établissement veut obtenir la meilleure niveau de la Certification HAS donc cela passe par une gestion documentaire maîtrisée.
D’autres idées naîtront probablement ici, mais pour ma part, je vous conseille de déployer des indicateurs spécifique à ce projet dans un premier temps. Non pas des indicateurs pérennes, de suivi d’état, de performance et de qualité, mais des indicateurs de déploiement de ce projet.
Par exemple, suivi du nombre :
– documentes existants / documents attendus
– documents à jour / documents existants
– documents transférés / documents à jour
Cela, par service, afin de disposer déjà d’une vision de l’ensemble et d’en définir une stratégie.
Il est probablement possible de pondérer ces états par la criticité des documents : de faire une distinction entre deux familles au moins. Les documents “de référence” (procédures, formulaires…) et les documents “d’information” (fiches de poste, notes…).
Cela permettra, après avoir défini la meilleure stratégie de mise à jour et de transfert par service, de fixer des objectifs pour chacun de ces trois indicateurs, mois par mois, afin de suivre la GEDification de tout cela.
Qu’en pensez-vous ?
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