redaction de procedures

Forums Management QSE Management de la qualité redaction de procedures

  • Ce sujet contient 14 réponses, 3 participants et a été mis à jour pour la dernière fois par lina18, le il y a 6 années.
15 sujets de 1 à 15 (sur un total de 15)
  • Auteur
    Messages
  • #10029
    lina18
    Participant

      bonjour a tous 

      je suis actuellement en stage qualité dans une entreprise de métrologie, mon chef m’a demandé de rédiger une procédure pour la comptabilité et pour le laboratoire de métrologie. 

      Sincèrement, tout ceci est nouveau pour moi et j’ai vraiment besoin de votre aide sur la manière de procéder pour rédiger ces procédures. Merci infiniment

      #14878
      THAUMASIA_Academie
      Participant

        Bonjour Lina,

        Une procédure n’est malheureusement pas un “outil magique” comme bon nombre de “chefs” l’imaginent… mais nous devrions pouvoir vous donner les grandes lignes et, surtout, la manière de faire.

        En premier lieu, les questions importantes :

        – qu’attend-t-il (ou vous) de cette procédure ?

        – que voulez-vous en faire ?

        – à quel besoin (ou manque ?) cela doit-il répondre ?

        En fonction de ces réponses, la manière d’aborder une procédure n’est pas la même…

        #14879
        Ericketraq
        Participant

          mon chef m’a demandé de rédiger une procédure pour la comptabilité et pour le laboratoire de métrologie. 

          Bonjour,

          Drôle de chef…qui demande une procédure dans 2 domaines aussi différents et aussi imprécis ?

          Une procédure pour le laboratoire de métrologie, ça ne veut rien dire…il faudrait commencer par demander au chef de préciser ses besoins…

          Bon courage

          #14880
          lina18
          Participant

            ses recommandations ne sont pas précises comme vous l’avez constaté, il voudrait mettre en place un SMQ dans l’entreprise et que ces différents département/processus rentrent dans le système qualité. 

            Voila en gros les explications qu’il m’a donné

            #14881
            THAUMASIA_Academie
            Participant

              Nous y sommes presque alors… pensez-vous possible de lui demander “pourquoi souhaite-t-il mettre en place un SMQ ?”

              #14882
              Ericketraq
              Participant

                lina18 a déclaré
                il voudrait mettre en place un SMQ dans l’entreprise et que ces différents département/processus rentrent dans le système qualité. Voila en gros les explications qu’il m’a donné  

                Lina18

                Je vous conseille :

                • de récupérer la Norme NF EN ISO 17025 version 2017, qui précise les exigences concernant la compétences des laboratoires d’étalonnages ou d’essais (qui s’applique à un laboratoire de Métrologie comme vous).
                • d’établir à partir de ce référentiel un tableau pour chacun des chapitres, d’identifier pour chaque exigence la situation de votre laboratoire
                • d’évaluer pour chaque exigence non couverte (“les trous”) ce qu’il faudrait faire…temps, ressources…
                • et de présenter ça au chef pour qu’il évalue le coût…

                bon courage

                #14907
                lina18
                Participant

                  THAUMASIA_Academie a déclaré
                  Nous y sommes presque alors… pensez-vous possible de lui demander “pourquoi souhaite-t-il mettre en place un SMQ ?”  

                  Il voudrait que l’entreprise soit plus compétitive, tant sur le plan national qu’international, par la mise en place d’un système management de la qualité, afin de fournir des prestations de qualité, de répondre et satisfaire les besoins des clients et réduire les coûts de la non-qualité

                  #14911
                  THAUMASIA_Academie
                  Participant

                    Bonjour Lina,

                    Tout doucement, nous y arrivons.

                    Pourriez-vous nous indiquer, s’il vous plait :

                    – quelles métrologies vous pratiquez ?

                    – combien de personnes / sites seront concernés par ce SMQ ?

                    – y-a-t’il une volonté de certification ou d’accréditation à la clef ?

                    #14912
                    lina18
                    Participant

                      L

                      THAUMASIA_Academie a déclaré
                      Bonjour Lina,

                      Tout doucement, nous y arrivons.

                      Pourriez-vous nous indiquer, s’il vous plait :

                      – quelles métrologies vous pratiquez ?

                      – combien de personnes / sites seront concernés par ce SMQ ?

                      – y-a-t’il une volonté de certification ou d’accréditation à la clef ?  

                      L’ entreprise fait dans la métrologie industrielle, elle a cependant des petites prestations en métrologie légale ( partenariat avec l’etat) 19 personnes et 1 site seront concernés par la mise en place de ce SMQ. Sur 3 laboratoires (poids et masses, température ,pression) seul le premier ( poids et masses) est accredité (17025: 2005)

                      #14917
                      Ericketraq
                      Participant

                        lina18 a déclaré L’ entreprise fait dans la métrologie industrielle, elle a cependant des petites prestations en métrologie légale ( partenariat avec l’etat) 19 personnes et 1 site seront concernés par la mise en place de ce SMQ. Sur 3 laboratoires (poids et masses, température ,pression) seul le premier ( poids et masses) est accredité (17025: 2005)  

                        Pas facile de te suivre…

                        La mise en place d’un SMQ dans un laboratoire non accrédité, n’a rien à voir avec la mise en application d’un SMQ déjà existant sur d’autres sites…ce qui est finalement ton cas

                        Si le laboratoire est déjà accrédité…ça ne doit pas poser de problème, il ne s’agit que de mettre en application les dispositions existantes dans un second site ou dans un autre domaine (pression)…on parle dans ce cas d’extension d’accréditation…le travail est différent et simplement adaptatif…il te faut récupérer le document LAB GTA 11. Guide Technique d’Accréditation – METROLOGIE DES PRESSIONS, satisfaire les exigences techniques qu’il contient…

                        Bonne lecture

                        #14919
                        THAUMASIA_Academie
                        Participant

                          Je pense le comprendre comme l’interprète Ericketraq.

                           

                          Ainsi [procédure laboratoire] :

                          – s’il s’agit d’une procédure “17025” pour d’autres laboratoires que le premier : un copier / coller avec quelques ajustements d’organisation pour les deux autres labos devrait amplement suffir

                          – s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation” : ET qu’il ne s’agit pas d’encadrer la conformité des mesures mais uniquement l’organisation, dans ce cas, cela n’est pas bien compliqué

                          Et [procédure comptable] :

                          – il ne peut s’agir d’une procédure “17025” pour l’accréditation qui, sur le principe, ne s’en soucie guère

                          – s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation comptable” : là aussi, ce n’est pas bien compliqué

                           

                          Donc, en cas de procédures d’organisation uniquement, voici les étapes intéressantes à prendre en compte pour rédiger une procédure (enfin… deux) :

                          – identifier l’objet de la procédure (par exemple : “assurer la maîtrise des activités comptables nécessaires à assurer la facturation et le recouvrement de l’ensemble des prestations réalisées par le laboratoire”, ou “assurer la compréhension, la contractualisation et la réponse aux demandes des clients du laboratoire”… ce sont des exemples…)

                          – valider l’objet de la procédure avec la direction (ce qui semble plus que nécessaire dans votre cas) et les personnes intéressées, ce qui vous permettra déjà de définir le début et la fin de la procédure

                          – décider du mode de formalisation et d’identification des taches (en réunion de travail, par enquête terrain… sous forme textuelle uniquement, en logigramme…)

                          – décrire et formaliser la procédure tout en la revoyant à la lumière des évènements (dysfonctionnements rencontrés, chiffres clefs du laboratoire / service comptabilité…)

                          – identifier clairement les descriptions de l’existant et les améliorations vues lors du formalisme et/ou des échanges lors de sa conception

                          – soumettre la procédure (ou ses stades d’avancement) aux intéressés et à la direction (s’y reconnait-elle) et leur faire valider (au moins la direction et les principaux responsables hiérarchiques)

                          – communiquer (informer, former si nécessaire) les utilisateurs de la procédure

                          – introduire la procédure dans le dispositif d’amélioration (audit interne, mesure de performance si possible…)

                           

                          Mais en tenant compte du fait que tout l’art d’une procédure consiste à :

                          – décrire suffisamment pour servir de support d’explication (pour de nouveaux arrivants par exemple) et de revue d’application (pour des auditeurs internes par exemple) ou de projection en cas de modification ou de support de compréhension en cas de dysfonctionnement

                          – décrire synthétiquement pour ne pas rebuter les personnes concernées et ne pas en faire une usine à gaz

                          – décrire graphiquement si possible afin de permettre une meilleure acquisition des lecteurs

                          – doser le langage technique (qui doit être connu) et les mots simples (pour éviter toute incompréhension)

                          – fournir un support, lorsque nécessaire, pour établir une règle (ou un ensemble de règles) qui sont à appliquer (les procédures actées ne sont pas des choix, ce sont des références de travail…)

                          #14925
                          lina18
                          Participant

                            Ericketraq a déclaré

                            Pas facile de te suivre…

                            La mise en place d’un SMQ dans un laboratoire non accrédité, n’a rien à voir avec la mise en application d’un SMQ déjà existant sur d’autres sites…ce qui est finalement ton cas

                            Si le laboratoire est déjà accrédité…ça ne doit pas poser de problème, il ne s’agit que de mettre en application les dispositions existantes dans un second site ou dans un autre domaine (pression)…on parle dans ce cas d’extension d’accréditation…le travail est différent et simplement adaptatif…il te faut récupérer le document LAB GTA 11. Guide Technique d’Accréditation – METROLOGIE DES PRESSIONS, satisfaire les exigences techniques qu’il contient…

                            Bonne lecture  

                            merci beaucoup

                            #14926
                            lina18
                            Participant

                              THAUMASIA_Academie a déclaré
                              Je pense le comprendre comme l’interprète Ericketraq.

                               

                              Ainsi [procédure laboratoire] :

                              – s’il s’agit d’une procédure “17025” pour d’autres laboratoires que le premier : un copier / coller avec quelques ajustements d’organisation pour les deux autres labos devrait amplement suffir

                              – s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation” : ET qu’il ne s’agit pas d’encadrer la conformité des mesures mais uniquement l’organisation, dans ce cas, cela n’est pas bien compliqué

                              Et [procédure comptable] :

                              – il ne peut s’agir d’une procédure “17025” pour l’accréditation qui, sur le principe, ne s’en soucie guère

                              – s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation comptable” : là aussi, ce n’est pas bien compliqué

                               

                              Donc, en cas de procédures d’organisation uniquement, voici les étapes intéressantes à prendre en compte pour rédiger une procédure (enfin… deux) :

                              – identifier l’objet de la procédure (par exemple : “assurer la maîtrise des activités comptables nécessaires à assurer la facturation et le recouvrement de l’ensemble des prestations réalisées par le laboratoire”, ou “assurer la compréhension, la contractualisation et la réponse aux demandes des clients du laboratoire”… ce sont des exemples…)

                              – valider l’objet de la procédure avec la direction (ce qui semble plus que nécessaire dans votre cas) et les personnes intéressées, ce qui vous permettra déjà de définir le début et la fin de la procédure

                              – décider du mode de formalisation et d’identification des taches (en réunion de travail, par enquête terrain… sous forme textuelle uniquement, en logigramme…)

                              – décrire et formaliser la procédure tout en la revoyant à la lumière des évènements (dysfonctionnements rencontrés, chiffres clefs du laboratoire / service comptabilité…)

                              – identifier clairement les descriptions de l’existant et les améliorations vues lors du formalisme et/ou des échanges lors de sa conception

                              – soumettre la procédure (ou ses stades d’avancement) aux intéressés et à la direction (s’y reconnait-elle) et leur faire valider (au moins la direction et les principaux responsables hiérarchiques)

                              – communiquer (informer, former si nécessaire) les utilisateurs de la procédure

                              – introduire la procédure dans le dispositif d’amélioration (audit interne, mesure de performance si possible…)

                               

                              Mais en tenant compte du fait que tout l’art d’une procédure consiste à :

                              – décrire suffisamment pour servir de support d’explication (pour de nouveaux arrivants par exemple) et de revue d’application (pour des auditeurs internes par exemple) ou de projection en cas de modification ou de support de compréhension en cas de dysfonctionnement

                              – décrire synthétiquement pour ne pas rebuter les personnes concernées et ne pas en faire une usine à gaz

                              – décrire graphiquement si possible afin de permettre une meilleure acquisition des lecteurs

                              – doser le langage technique (qui doit être connu) et les mots simples (pour éviter toute incompréhension)

                              – fournir un support, lorsque nécessaire, pour établir une règle (ou un ensemble de règles) qui sont à appliquer (les procédures actées ne sont pas des choix, ce sont des références de travail…)  

                              THAUMASIA_Academie a déclaré
                              Je pense le comprendre comme l’interprète Ericketraq.

                               

                              Ainsi [procédure laboratoire] :

                              – s’il s’agit d’une procédure “17025” pour d’autres laboratoires que le premier : un copier / coller avec quelques ajustements d’organisation pour les deux autres labos devrait amplement suffir

                              – s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation” : ET qu’il ne s’agit pas d’encadrer la conformité des mesures mais uniquement l’organisation, dans ce cas, cela n’est pas bien compliqué

                              Et [procédure comptable] :

                              – il ne peut s’agir d’une procédure “17025” pour l’accréditation qui, sur le principe, ne s’en soucie guère

                              – s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation comptable” : là aussi, ce n’est pas bien compliqué

                               

                              Donc, en cas de procédures d’organisation uniquement, voici les étapes intéressantes à prendre en compte pour rédiger une procédure (enfin… deux) :

                              – identifier l’objet de la procédure (par exemple : “assurer la maîtrise des activités comptables nécessaires à assurer la facturation et le recouvrement de l’ensemble des prestations réalisées par le laboratoire”, ou “assurer la compréhension, la contractualisation et la réponse aux demandes des clients du laboratoire”… ce sont des exemples…)

                              – valider l’objet de la procédure avec la direction (ce qui semble plus que nécessaire dans votre cas) et les personnes intéressées, ce qui vous permettra déjà de définir le début et la fin de la procédure

                              – décider du mode de formalisation et d’identification des taches (en réunion de travail, par enquête terrain… sous forme textuelle uniquement, en logigramme…)

                              – décrire et formaliser la procédure tout en la revoyant à la lumière des évènements (dysfonctionnements rencontrés, chiffres clefs du laboratoire / service comptabilité…)

                              – identifier clairement les descriptions de l’existant et les améliorations vues lors du formalisme et/ou des échanges lors de sa conception

                              – soumettre la procédure (ou ses stades d’avancement) aux intéressés et à la direction (s’y reconnait-elle) et leur faire valider (au moins la direction et les principaux responsables hiérarchiques)

                              – communiquer (informer, former si nécessaire) les utilisateurs de la procédure

                              – introduire la procédure dans le dispositif d’amélioration (audit interne, mesure de performance si possible…)

                               

                              Mais en tenant compte du fait que tout l’art d’une procédure consiste à :

                              – décrire suffisamment pour servir de support d’explication (pour de nouveaux arrivants par exemple) et de revue d’application (pour des auditeurs internes par exemple) ou de projection en cas de modification ou de support de compréhension en cas de dysfonctionnement

                              – décrire synthétiquement pour ne pas rebuter les personnes concernées et ne pas en faire une usine à gaz

                              – décrire graphiquement si possible afin de permettre une meilleure acquisition des lecteurs

                              – doser le langage technique (qui doit être connu) et les mots simples (pour éviter toute incompréhension)

                              – fournir un support, lorsque nécessaire, pour établir une règle (ou un ensemble de règles) qui sont à appliquer (les procédures actées ne sont pas des choix, ce sont des références de travail…)  

                              THAUMASIA_Academie a déclaré
                              Je pense le comprendre comme l’interprète Ericketraq.

                               

                              Ainsi [procédure laboratoire] :

                              – s’il s’agit d’une procédure “17025” pour d’autres laboratoires que le premier : un copier / coller avec quelques ajustements d’organisation pour les deux autres labos devrait amplement suffir

                              – s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation” : ET qu’il ne s’agit pas d’encadrer la conformité des mesures mais uniquement l’organisation, dans ce cas, cela n’est pas bien compliqué

                              Et [procédure comptable] :

                              – il ne peut s’agir d’une procédure “17025” pour l’accréditation qui, sur le principe, ne s’en soucie guère

                              – s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation comptable” : là aussi, ce n’est pas bien compliqué

                               

                              Donc, en cas de procédures d’organisation uniquement, voici les étapes intéressantes à prendre en compte pour rédiger une procédure (enfin… deux) :

                              – identifier l’objet de la procédure (par exemple : “assurer la maîtrise des activités comptables nécessaires à assurer la facturation et le recouvrement de l’ensemble des prestations réalisées par le laboratoire”, ou “assurer la compréhension, la contractualisation et la réponse aux demandes des clients du laboratoire”… ce sont des exemples…)

                              – valider l’objet de la procédure avec la direction (ce qui semble plus que nécessaire dans votre cas) et les personnes intéressées, ce qui vous permettra déjà de définir le début et la fin de la procédure

                              – décider du mode de formalisation et d’identification des taches (en réunion de travail, par enquête terrain… sous forme textuelle uniquement, en logigramme…)

                              – décrire et formaliser la procédure tout en la revoyant à la lumière des évènements (dysfonctionnements rencontrés, chiffres clefs du laboratoire / service comptabilité…)

                              – identifier clairement les descriptions de l’existant et les améliorations vues lors du formalisme et/ou des échanges lors de sa conception

                              – soumettre la procédure (ou ses stades d’avancement) aux intéressés et à la direction (s’y reconnait-elle) et leur faire valider (au moins la direction et les principaux responsables hiérarchiques)

                              – communiquer (informer, former si nécessaire) les utilisateurs de la procédure

                              – introduire la procédure dans le dispositif d’amélioration (audit interne, mesure de performance si possible…)

                               

                              Mais en tenant compte du fait que tout l’art d’une procédure consiste à :

                              – décrire suffisamment pour servir de support d’explication (pour de nouveaux arrivants par exemple) et de revue d’application (pour des auditeurs internes par exemple) ou de projection en cas de modification ou de support de compréhension en cas de dysfonctionnement

                              – décrire synthétiquement pour ne pas rebuter les personnes concernées et ne pas en faire une usine à gaz

                              – décrire graphiquement si possible afin de permettre une meilleure acquisition des lecteurs

                              – doser le langage technique (qui doit être connu) et les mots simples (pour éviter toute incompréhension)

                              – fournir un support, lorsque nécessaire, pour établir une règle (ou un ensemble de règles) qui sont à appliquer (les procédures actées ne sont pas des choix, ce sont des références de travail…)  

                              Il s

                              THAUMASIA_Academie a déclaré
                              Je pense le comprendre comme l’interprète Ericketraq.

                               

                              Ainsi [procédure laboratoire] :

                              – s’il s’agit d’une procédure “17025” pour d’autres laboratoires que le premier : un copier / coller avec quelques ajustements d’organisation pour les deux autres labos devrait amplement suffir

                              – s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation” : ET qu’il ne s’agit pas d’encadrer la conformité des mesures mais uniquement l’organisation, dans ce cas, cela n’est pas bien compliqué

                              Et [procédure comptable] :

                              – il ne peut s’agir d’une procédure “17025” pour l’accréditation qui, sur le principe, ne s’en soucie guère

                              – s’il s’agit d’une procédure “pas 17025 mais uniquement d’organisation comptable” : là aussi, ce n’est pas bien compliqué

                               

                              Donc, en cas de procédures d’organisation uniquement, voici les étapes intéressantes à prendre en compte pour rédiger une procédure (enfin… deux) :

                              – identifier l’objet de la procédure (par exemple : “assurer la maîtrise des activités comptables nécessaires à assurer la facturation et le recouvrement de l’ensemble des prestations réalisées par le laboratoire”, ou “assurer la compréhension, la contractualisation et la réponse aux demandes des clients du laboratoire”… ce sont des exemples…)

                              – valider l’objet de la procédure avec la direction (ce qui semble plus que nécessaire dans votre cas) et les personnes intéressées, ce qui vous permettra déjà de définir le début et la fin de la procédure

                              – décider du mode de formalisation et d’identification des taches (en réunion de travail, par enquête terrain… sous forme textuelle uniquement, en logigramme…)

                              – décrire et formaliser la procédure tout en la revoyant à la lumière des évènements (dysfonctionnements rencontrés, chiffres clefs du laboratoire / service comptabilité…)

                              – identifier clairement les descriptions de l’existant et les améliorations vues lors du formalisme et/ou des échanges lors de sa conception

                              – soumettre la procédure (ou ses stades d’avancement) aux intéressés et à la direction (s’y reconnait-elle) et leur faire valider (au moins la direction et les principaux responsables hiérarchiques)

                              – communiquer (informer, former si nécessaire) les utilisateurs de la procédure

                              – introduire la procédure dans le dispositif d’amélioration (audit interne, mesure de performance si possible…)

                               

                              Mais en tenant compte du fait que tout l’art d’une procédure consiste à :

                              – décrire suffisamment pour servir de support d’explication (pour de nouveaux arrivants par exemple) et de revue d’application (pour des auditeurs internes par exemple) ou de projection en cas de modification ou de support de compréhension en cas de dysfonctionnement

                              – décrire synthétiquement pour ne pas rebuter les personnes concernées et ne pas en faire une usine à gaz

                              – décrire graphiquement si possible afin de permettre une meilleure acquisition des lecteurs

                              – doser le langage technique (qui doit être connu) et les mots simples (pour éviter toute incompréhension)

                              – fournir un support, lorsque nécessaire, pour établir une règle (ou un ensemble de règles) qui sont à appliquer (les procédures actées ne sont pas des choix, ce sont des références de travail…)  

                              il s’agit effectivement de procédure d’organisation. Merci infiniment pour les conseils

                              #14929
                              THAUMASIA_Academie
                              Participant

                                Et une dernière pour la route : nous publierons, dans quelques semaines, une série de vidéos pour expliquer la rédaction des procédures… rire

                                #14930
                                lina18
                                Participant

                                  Super! ce serait vraiment une très bonne chose, ça va aider plusieurs d’entre nous

                                15 sujets de 1 à 15 (sur un total de 15)
                                • Vous devez être connecté pour répondre à ce sujet.

                                Partager cette publication