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planification des activités pour la mise en place d'un manuel de procedures au sein d'une administration.
19 septembre 2016
13:32
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boliregis

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15 octobre 2012
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

bonjour à tous.

Heureux de vous lire.Vous avez pus lire le sujet de mon thème"planification des activités pour la mise en place d'un manuel de procédures au sein d'une administration". Je suis étudiant en master  option gestion de projet, je viens en effet partager et surtout recevoir des idées qui m'aideraient à réaliser ce travail. je suis en stage dans un ministère, effectué particulièrement dans l'une des directions ( Direction Général de l'Energie) dudit ministère. cette direction veut formaliser ses procédures administratives et techniques. Donc j'interviens en tant que planificateur de projet, bien qu'ayant des connaissances en qualité. De ce fait,  j'aimerai avoir quelques orientations (une démarche par exemple) sur la façon dont je pourrais aborder ce travail de planification, quels sont les livrables par exemple qui me sont nécessaire de déterminer, par quoi devrais je commencer. Je compte sur vos orientations et vos expertises dans le domaine, même si le theme est plutôt orienté gestion de projet que QHSE. 

 merci .

21 septembre 2016
11:50
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Matiah

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3 décembre 2015
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

Slt.

Le manuel procédure doit être fondé sur l'approche processus

Tu dois d'abord décrire le contexte, les activités de la structure et les classer en processus.

Ensuite définir les risques, opportunité et les enjeux de la structures ainsi que de ses processus.

Troisièmement, définir les activités à mettre en œuvre pour contrecarrer ces risques (c'est là qu'entre en jeux, les procédures. elles doivent être définies pour empêcher la survenue d'un risque majeur).

Quatrièmement définir les objectifs à atteindre pour chaque risque majeur.

C'est seulement après cette phase préparatoire que tu peux recenser à travers ton analyse des risques, les procédures à mettre en œuvre pour les activités présentant des risques majeurs pour la structure.

       - Tu dois classer les procédures identifiées dans les processus déterminés comme tu l'as fait pour les activités.

       - Former des groupes de travail pour chaque processus où l'intervention de procédure est nécessaire.

       - Tu peux passer maintenant à la rédaction proprement dit de la procédure selon un format établi en intégrant les notions qui fait quoi et comment.

Bonne chance!

21 septembre 2016
12:41
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boliregis

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15 octobre 2012
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

bonjour.

Merci déjà pour l’intérêt manifesté à travers votre réponse et pour les orientations très utiles. pour être précis, pour le moment il n'est pas question de rédiger le manuel, mais de fournir quand même une ébauche de procédures de ce qui se fait comme taches administratives et taches techniques dans cette direction. il s'agit surtout pour moi en tant que stagiaire en gestion de projet de proposer une planification de toutes les activités qui vont concourir à l'élaboration de ce manuel,même par un autre acteur, et comme le theme est fortement lié Management de la Qualité! D’où mon partage. toutefois  les indications sont déjà intéressantes merci. 

29 septembre 2016
6:57
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Henri
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sp_UserOnlineSmall En ligne

Hello !

Mariah, je n'ai pas l'impression que tu ne réponds pas vraiment à la demande de Boliregis : il me semble que tu penses trop à la rédaction des procédures d'un SMQ en tant que Qualiticien. Alors que la Boliregis vise la rédaction des "procédures administratives et techniques d'une administration" en tant que chef de projet. S'il avait visé la rédaction des procédures de traitement d'un redressement fiscal aux les impôts ou de transfert de prisonniers par un pénitencier, aurait-tu répondu la même chose ?

Pour ce que je comprends, Boliregis se pose plus en chef de projet chargé de proposer un schéma de tâches à réaliser pour documenter les procédures administratives et techniques d'un bout de ministère. Même s'il y a forcément à s'intéresser à la qualité de ces procédures et derrière à celle du fonctionnement de ce bout d'administration je ne sens pas bien ta réponse.

Pour un chef de projet je vois plutôt l'élaboration d'un programme de tâches passant par des choses comme (j'invente) :

- Constitution d'une pré-équipe projet (pour valider la démarche et faire l'état des lieux)

- Etat des lieux des procédures actuelles (déjà documentées ou non).

- Cartographie des procédures actuelles.

- Discussion et validation d'une cartographie cible cohérente des procédures pertinentes (on peut insérer une étape d'identification des problèmes actuels que des évolutions des procédures voudraient régler).

- Validation d'un processus d'élaboration de test, de validation et de révision ultérieur des procédures à rédiger.

- Constitution d'une équipe plus large pour la suite du projet.

- Planification et supervision de la rédaction de différentes procédures / groupes de travail de différents services concernés.

- Rédaction des procédures par les groupes de travail ad-hoc.

- Constitution diffusion (avec formation des acteurs) et gestion d'un manuel des procédures technico-administrative du bout de ministère en question.

- Dissolution d l'équipe projet.

Il me semble que ça colle plus à la problématique de gestion de projet posée par Boliregis.

A+

29 septembre 2016
12:36
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boliregis

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15 octobre 2012
sp_UserOfflineSmall Hors ligne

 Bonjour à tous. 

Bonjour Henri. vos orientations cadrent bien avec mon découpage des taches, qui constituerons mon WBS, et les points ( tirets 2,3,4) sont un plus à ma réflexion. il ne me reste qu'a intégrer les ''livrables'' dans cette démarche et de planifier avec les outils spécifiques à la GP ( PERT, GANTT) pour évoluer. En parlant de livrable, pour ma part je définis comme livrable: 

- un calendrier d'entretien

- des fiches d'entretiens( non remplies/remplies)

- document de procédures administratives rédigées ( 1er rédaction)

- document de procédures techniques rédigées.......

- documents vérifiés puis corrigés

- document rédigés ( 2 ieme rédaction) et approbation

- codification de chaque procédures

est ce que je suis dans la bonne démarche..concernant ma définition des livrables préalables?

 

cordialement.

29 septembre 2016
16:49
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Henri
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(suite)

Boliregis, ma compétence professionnelle c'est la S&ST, pas la conduite de projet... Mais il me semble que tes 2 premiers livrables ne sont qu'une partie de la planification générale* du projet, et que tes 5 derniers livrables ne collent qu'à mon étape "rédaction des procédures". Moi grosso-modo je verrais bien un livrable pour chacune des étapes que j'ai osé jeter sur le papier. 

* de mon coté comme je n'ai envisagé initialement que la planification du travail de ma seconde phase (mon équipe élargie) c-à-d la phase la plus conséquente de rédaction-test des procédures, il faut ajouter une planification de la phase préparatoire (de mon état des lieux à la cartographie cible).

D'autres avis ?     A+

PS : plutôt que WBS tu voulais sans dire SCI je pense.

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