La réalisation des audits que nous avons déjà abordés dans ce blog est un moment clé de la « vie » des systèmes de management.
En effet, les audits, qu’ils soient première, seconde ou tierce partie (Cf. l’article sur les différents types d’audits) sont un des leviers de progrès dont disposent les entreprises.
La réalisation d’un audit se déroule en plusieurs étapes :
1. Préparation, revue documentaire
2. Elaboration, communication, validation du plan d’audit,
3. Réalisation de l’audit,
4. Restitution des constats d’audit dans le rapport d’audit.
La valeur ajoutée de l’audit réside en grande partie dans la qualité et la pertinence du rapport d’audit qui reste la seule trace écrite de la réalisation de l’audit. Comme on dit, « les paroles s’envolent, les écrits restent ».
Il convient donc d’attacher beaucoup d’importance à la rédaction de ce dernier, il en va de la crédibilité de l’auditeur. En règle générale le rapport d’audit doit contenir :
- Le rappel du périmètre audité (système, processus, activités, …),
- La référence des auditeurs,
- Le rappel du plan d’audit,
- La mention des personnes rencontrées durant l’audit,
- Les constats d’audits sur lesquels nous nous attarderons dans cet article,
- Les conclusions quant à l’efficacité du périmètre audité et la dynamique d’amélioration continue.
Nous allons donc évoquer ici les constats d’audit, autrement dit la synthèse des forces et des faiblesses du périmètre audité.
Il existe deux types de constats, les écarts positifs et les écarts négatifs. Pour les premiers, il s’agit de dispositions qui permettent à l’entreprise de dégager de la valeur ajoutée, d’être conforme vis-à-vis de ses exigences, des exigences clients, légales et réglementaires. Pour les derniers, il s’agit de dispositions qui ne répondent pas aux exigences prévues par les référentiels externes (normes, cahiers des charges clients, réglementation, …) et internes (procédures, modes opératoires, modalités de contrôles, …).
Les constats d’audit peuvent être représentés comme dans le schéma ci-dessous :
Décrivons maintenant chacun des constats d’audit présentés dans le schéma et les modalités d’utilisation :
Les Points Sensibles, PS
Les Pistes de Progrès, PP
Les Points Forts, PF
Les Non-conformités mineures, NC min
Les Non-conformités majeures, NC maj
Il faut donc retenir que la rédaction du rapport d’audit est une étape majeure qui ne doit pas être négligée, au risque de perdre en crédibilité, ou pire en valeur ajoutée… Et bien évidemment, ces recommandations s’appliquent pour tous les types d’audits (produits, processus, système, audit fournisseur, …) et tous les référentiels (QSE, RH, Finances, …).
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Bonjour,
Quels sont les éléments qui doivent figurer sur un rapport audit interne ?
Merci de votre réponse
Bonjour,
Voici ce que peut faire apparaitre votre rapport d’audit :
- Le domaine audité : référence aux processus, aux activités, aux produits, au périmètre ;
- La date de l’audit et le(s) lieu(x) ;
- Le(s) référentiel(s) d’audit : référence aux normes, aux procédures, aux spécifications, aux cahiers des charges, etc… ;
- L’équipe d’audit : responsable d’audit, auditeur, expert, observateur ;
- Le cadre réservé à l’approbation du rapport par les responsables de l’audit et du domaine audité (cette partie souvent négligée conditionne la responsabilisation des personnes) ;
- La date d’émission du rapport (point de départ des actions à entreprendre suite à l’audit) ;
- Le rappel du plan d’audit (qui peut comporter la référence aux personnes réellement auditées pour chaque partie) ;
- La liste des personnes auditées (pas utile si les personnes sont mentionnées sur le plan d’audit) ;
- La liste des personnes présentes à la réunion de clôture pour la validation des constats d’audit (indispensable en cas de contestation du contenu du rapport) ;
- Une synthèse graphique des constats d’audit (partie non indispensable mais utile pour observer rapidement la teneur de l’audit) ;
- Le libellé des constats d’audit classés par type et par processus ;
- La conclusion de l’audit (conformité du produit / des dispositions auditées, efficacité des dispositions auditées, faculté d’amélioration continue).
Bonjour,
En consultant les documents existants dans mon entreprise, j’ai vu un tableau détaillé des PF, PS, NC min, et NC maj, et quelques PP étaient formalisés dans le rapport d’audit certification ISO 14001. Savez-vous s’il existe un tel tableau récapitulatif pour les trois référentiels ISO 14 001 : 2004, ISO 9 001 : 2008, et OHSAS : 2007? Je cherche en effet à certifier QSE mon entreprise avant début septembre 2012. J’ai déjà les documents nécessaires, mais n’ayant jamais participé à une certification, je recherche activement des moyens de vérouiller mon dossier et d’être certaine de ce que je fais.
Je vous remercie d’avance de votre aide…
Bonjour,
Je vous invite à m’envoyer ce tableau pour que je comprenne mieux de quoi il s’agit et comment il est construit. Vous pouvez me l’envoyer à l’adresse contact@qualiblog.fr.
A vous lire.
Un très grand merci pour votre disponibilité et votre réactivité!!! Je vous ai envoyé le tableau dont je parle plus haut par mail.
J’ai après avoir rédigé mon mot tout à l’heure regardé davantage de pages de votre blog, et souhaite vous adresser à ce sujet à la fois de grands bravo et merci, pour votre clarté. La lecture de ce blog ouvre bien des pensées, et donne beaucoup d’outils, trucs et astuces, forts utiles pour une débutante telle que moi… Je vous souhaite une très bonne continuation!
bonjour,
dans le rapport externe pour la certification en iso 14001, il a été mentionné une non conformité par rapport « à l’analyse des causes suite à l’audit interne »
d’habitude on établi un plan d’action par rapport aux réserves d’audit et non établir des fiches de non conformités.
pourriez-vous m’orienter svp!
bonjour,
Comment formuler des recommandations à la suite de constats d’erreurs à l’endoit des services concernés?