Formation, temps partagé, consulting : que choisir pour mettre en oeuvre ou améliorer son système de management ?

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Pour les TPE / PME, il est économiquement difficile de recruter un responsable QSE à temps plein pour mettre en œuvre ou améliorer leur système de management.

C’est pourquoi, depuis plusieurs années, de nombreux acteurs institutionnels et privés aident les petites entreprises à se conformer aux nouvelles exigences normatives, en favorisant de nouveaux dispositifs d’accompagnement. La plupart des entreprises apprécient particulièrement la mise à disposition de solutions concrètes à leurs problèmes, qu’elles peuvent s’approprier progressivement.

Si la formation collective est une solution efficace, les entreprises peuvent aussi compter sur le recrutement d’un spécialiste, souvent cadre, en temps partagé, ou encore l’expertise ponctuelle d’un consultant externe.

Nous reviendrons, dans cet article, sur les différentes options offertes aux entreprises.

1. Les formations-actions collectives

Le principe de ces formations-actions collectives est de réunir autour d’une formation-action, c’est-à-dire pratique et pragmatique, plusieurs entreprises de secteurs identiques ou complètement différents. Pour ce type d’actions, l’intérêt réside justement dans la l’hétérogénéité des secteurs d’activités des entreprises. Ainsi, les entreprises participantes peuvent s’appuyer sur les bonnes pratiques d’autres secteurs.

Pour ce type d’action, il convient d’être vigilant et d’éviter deux écueils fréquemment observés :

  • le système qualité « clef en main » ;
  • le cours magistral trop conceptuel.

Il faut alors bien choisir l’organisme de formation et s’assurer de l’efficacité des formations dispensées en obtenant des retours d’expérience d’entreprises précédemment formées.

Ces formations-actions sont planifiées sur des périodes relativement étendues (allant de 6 mois à 18 mois) de sorte à permettre aux entreprises de s’approprier les concepts et de déployer ou d’améliorer un système qui leur est propre.

Le principe de ces formations est d’allier des phases d’apports théoriques avec des phases pratiques d’échanges et de restitution des travaux établis. Les travaux, qui consistent à élaborer / améliorer la documentation des systèmes de management, sont commentés en séance collective par le(s) intervenant(s) et les participants.

Ce type d’action est intéressant car il laisse aux entreprises le temps de bien intégrer les différentes exigences des référentiels et permet une approche « métier » ainsi qu’une reconnaissance des efforts et de la progression.

Les formations-actions collectives sont économiquement intéressantes. Les TPE / PME peuvent opter pour ce type d’action dans plusieurs cas :

  • pour mettre en œuvre leur système de management ;
  • pour améliorer leur système de management ;
  • pour former des acteurs de leur système de management pour renforcer leur équipe ou prévenir des départs planifiés.

La seule condition pour que ces formations aboutissent au résultat escompté est de fournir la ressource temps nécessaire à la personne qui devra mettre en œuvre ou entretenir le système. On parle de 20% du temps de travail, soit un jour par semaine.

Voici quelques exemples de programmes de formations-actions collectives pour mettre en œuvre ou améliorer des systèmes de management :

2. Le responsable QSE en temps partagé

Le contexte économique de ces dernières années a contribué à la création de nouvelles structures dédiées au partage de cadres.

Le principe est simple, l’entreprise adhère à un groupement ou une association pour avoir un accès à une CVthèque de cadres ou d’agents de maîtrise qui proposent leur expertise à plusieurs entreprises en temps partiel.

Une fédération, la FNATTP, regroupe les principales associations de travail en temps partagé en région est fait la promotion de ce « nouveau » format de travail…

Cette solution peut s’avérer judicieuse sous réserve de bien définir les missions et les aspects techniques et juridiques de la relation avec le salarié.

Quelques informations complémentaires sur le sujet :

3. Le consultant externe

Les petites entreprises peuvent enfin choisir de confier le pilotage de leur démarche de progrès à un consultant, spécialiste externe, pour les accompagner dans la résolution de problématiques précises et/ou ponctuelles. Parmi les raisons qui poussent les entreprises à choisir de confier les clés de l’amélioration à un consultant, on retrouve la volonté :

  • d’accompagner la mise en œuvre du changement avec une tierce partie ;
  • de bénéficier d’apports méthodologiques éprouvés ;
  • de bénéficier de l’expérience pratique d’un spécialiste ;
  • de s’appuyer sur une partie externe pour animer et fédérer les équipes.

Comme pour un salarié en temps partagé, il convient de définir clairement le périmètre d’intervention du consultant en termes de durée et d’objectifs à atteindre.

Note sur le recours à un consultant : un consultant ne doit intervenir que de manière ponctuelle pour répondre à une problématique précise et bornée dans le temps. En d’autres termes, un consultant n’est pas un assistant, ni même un secrétaire !  Or on retrouve souvent des consultants payés pour des missions sans grande valeur ajoutée pour lesquelles un stagiaire pourrait tout à fait convenir (je n’ai rien contre les stagiaires, j’en ai, moi-même, été un). Pour rappel, les tarifs d’un consultant oscillent entre 600 € et 1200 €, cela peut monter jusqu’à 2000 € en région parisienne pour des consultants spécialisés dans domaines particuliers. Alors à ce prix, mieux vaut bien définir la mission et les résultats attendus ! A défaut, l’addition peut très vite devenir salée…

En conclusion

Il n’y a pas de « recette miracle » ! Mettre en œuvre un système de management ou vouloir améliorer son organisation demande du temps. Si ces trois modes d’accompagnement permettent de combler les carences des petites entreprises en la matière, elles ne peuvent en aucun cas se substituer à un engagement sans faille de la direction et une implication de chaque collaborateur !

Le choix entre ces modes d’accompagnement doit se décider après mûre réflexion en fonction des ressources disponibles et des résultats attendus. En ce qui me concerne, je suis plutôt favorable aux formations-actions collectives qui permettent d’appréhender progressivement les référentiels et d’élever le niveau de compétences en interne pour des coûts très raisonnables.

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À propos de l'auteur:

Jérémy CICERO | Responsable et auteur du Qualiblog | Consultant, Formateur, Auditeur ICA | Auteur aux Editions Techniques de l'Ingénieur | Dirigeant de Qualisphère, société éditrice du logiciel Qualishare pour le pilotage des systèmes QHSE | Cliquez ici pour plus d'informations sur l'auteur.
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